Die Erfahrung, die wir als Personalvermittler immer wieder machen, zeigt, dass eine erfolgreiche Zusammenarbeit von 3 wesentlichen Faktoren abhängt:
- Der eigenen Erwartung.
- Den Fähigkeiten des VA.
- Der Kommunikation.
1. Die Erwartungen
Die Erwartung spielt eine große Rolle, welches Bild ich von einem VA habe.
Manche Menschen denken, ein VA müsste automatisch alles können, was sie auch können, obwohl sie sich ihr Wissen häufig über Jahre erarbeitet haben und sie obendrein noch Muttersprachler sind, d.h. sich viel selbstverständlicher und sicherer Ausdrücken können.
Kurz gesagt sollte man auf eine gründliche, persönliche Einarbeitung nie verzichten.
Manche Menschen denken auch der VA könnte etwas, das sie selber nicht beherrschen.
Das mag vorkommen, ist aber bei Weitem nicht die Regel, weil wir in unserem Fall nicht von professionellen Freelancern ausgehen, sondern meistens von Menschen, die zuvor noch nicht als VA gearbeitet haben. Sie bringen lediglich ihre persönlichen Sprachkenntnisse und sehr unterschiedliche Berufserfahrungen mit.
Für „professionelle VAs“ sei auf klassische Freelancerplattformen, wie Fiverr verwiesen, auf denen die VAs direkt mit ihren Fähigkeiten werben, wie etwa Grafikdesign oder WordPresskenntnissen.
FAZIT:
Idealerweise gibst du Tätigkeiten ab, die du zuvor selber erledigt hast oder zumindest sehr gut kennst. In einer Übergangszeit von ein oder zwei Monaten arbeitest du deinen neuen VA kleinschrittig nach und nach in diese Tätigkeiten ein und testest dabei, was gut klappt und was vielleicht zu anspruchsvoll ist oder was noch trainiert werden kann.
Vielleicht kannst du auch Dinge abgeben, an die du vorher noch gar nicht gedacht hast.
2. Die Fähigkeiten des VA
In unserem Fall sind die Fähigkeiten der VAs sehr unterschiedlich und reichen von „keiner relevanten Berufserfahrung“ bis „über 10 Jahre im Berufsleben.“ Die Leute haben aber, wie bereits gesagt häufig noch nicht komplett remote und als VA gearbeitet.
Es kommt also auf die Tätigkeit an, um zu entscheiden, ob eine Person sich eignet oder nicht. Durch die Lebensläufe, Videos der Kandidaten und unsere Beratung versuchen wir, dir die Vorauswahl so leicht, wie möglich zu machen. Danach ist das persönliche Gespräch und eine Probeaufgabe ein guter Weg mögliche Kandidaten zu testen. Aber nur die wirkliche Arbeit mit dem VA kann zeigen, ob er oder sie wirklich perfekt zu dir passt.
3. Die Kommunikation
Eine gute Kommunikation ist das A und O, wie jeder weiß. Also sollte man zunächst die Erreichbarkeiten besprechen, sowie die bevorzugten Kommunikationswege (Email, Whatsapp, Skype) und eventuell die Fristen in denen jemand antworten sollte.
Regelmäßige Gespräche, täglich oder wöchentlich, sind empfehlenswert.
Auf die Fähigkeit konstruktive Kritik zu äußern und die Kritikfähigkeit des Gegenübers sollte man achten. Also ein gutes System für Kritik, Kontrolle und Feedback finden.
Was immer gilt:
Ein VA aus Georgien oder Armenien kann sich nie zu 100%, wie ein Muttersprachler ausdrücken, d.h. bei Grammatik und Akzent muss man auch mal Fehler in Kauf nehmen. Auch können intern leichter Missverständnisse auftreten.
Außerdem können sich kulturelle Unterschiede auswirken. Man würde Georgien vielleicht als eher mediterrane Kultur einordnen, d.h.:
- Die deutsche sehr direkte Kommunikation kann manchmal als unfreundlich wahrgenommen werden.
- Man macht gerne vor einem Meeting etwas Smalltalk.
- Familie ist sehr wichtig und manchmal nimmt man vielleicht frei, wenn der Onkel Geburtstag hat.
- Zeit wird flexibler gehandhabt als in Deutschland, was Vor- und Nachteile haben kann und man ist spontaner. D.h. man ist evtl. weniger pünktlich, aber auch mal bereit spontan mehr zu arbeiten.
Das sind natürlich relativ allgemeine Aussagen, die aber hoffentlich helfen können, die Zusammenarbeit effizient zu gestalten. Am Ende hat jeder Mensch seine individuelle Persönlichkeit und auf diese Persönlichkeiten kommt es an, bei der Frage, ob Arbeitgeber und Assistent zusammenpassen.