Worauf muss ein Unternehmen achten, wenn es Mitarbeiter im Ausland rekrutieren möchte? Es gibt einige Faktoren, die bei der Bezahlung von VAs, die sich im Ausland befinden, beachtet werden müssen:
- Freelancer, Agentur oder Arbeitnehmer?
- Wann bezahlen?
- Steuern?
- Transaktionskosten
Freelancer, Agentur oder Arbeitnehmer?
Die Bezahlung für einen Freelancer oder eine Agentur verläuft relativ unkompliziert. Sowohl der Freelancer, als auch die Agentur stellt dem Unternehmen ein Rechnung, und diese wird normalerweise Ende des Monats beglichen.
Wenn ein Arbeitsverhältnis über eine Agentur läuft, so ist der Mitarbeiter bei der Agentur angestellt. Somit erfolgt auch die Lohnabrechnung über die entsprechende Agentur. Ein Mitarbeiter, dessen Arbeitsverhältnis nicht über eine Agentur läuft, und der auch nicht als Freelancer gilt, wird als Arbeitnehmer klassifiziert. Dies bedeutet, dass das Unternehmen die Lohnsteuer abführt und auch die Sozialabgaben zahlt. Hier sollte ein Steuerberater zu Rate gezogen werden.
Wann bezahlen?
Eine Rechnung, die von einem Freelancer gestellt wird, sollte umgehend beglichen werden. Der Mitarbeiter rechnet mit dem Geld und ist oft wirtschaftlich abhängig von dem Unternehmen, bei dem er tätig ist. Normalerweise wird ein Mitarbeiter einmal im Monat bezahlt.
Wenn es sich um ein erst kürzlich entstandenes Arbeitsverhältnis handelt, könnte man dem Mitarbeiter durchaus einen Vorschuss zahlen, um das nötig Vertrauen zwischen beiden Parteien aufzubauen. Dies wird in der Regel jedoch nicht praktiziert. Stattdessen ist es zu empfehlen, eine Treuhands-Plattform zu verwenden, auf der das angeforderte Geld hinterlegt wird, und dem Mitarbeiter nach bestimmten, vorab festgelegten Kriterien ausgezahlt wird.
Solche Kriterien können beispielsweise ein bestimmtes Datum sein, an dem das Geld freigegeben und ausgezahlt wird, oder eine bestimmte Anzahl von erfolgreich beendeten Arbeitsetappen.
Steuern
Ein Unternehmen sollte das Beschäftigungsverhältnis eines VAs mit einem Steuerberater diskutieren und schauen, ob die Rechnungen, die ein Freelancer ausstellt, für die Steuerabrechnung so akzeptiert werden können, oder ob man entsprechende Informationen hinzufügen muss. Werden die Rechnungen hingegen von einer Agentur ausgestellt, ergeben sich meistens keine Probleme.
Am besten lässt sich ein Unternehmen von einem Freelancer eine Musterrechnung geben und legt diese dem Steuerberater für eine genaue Prüfung vor.
Transaktionskosten
Sofern sich der VA im Ausland befindet, muss auch das Geld ins Ausland überweisen. Im EU-Ausland ist eine Überweisung per SEPA entweder kostenfrei oder mit einer minimalen Gebühr verbunden. Außerhalb der EU fallen höhere Transaktionskosten an. Vor allem dann, wenn man den Mitarbeiter in anderen Währungen bezahlt, da dies mit weiteren Kosen verbunden ist.
Es ist empfehlenswert den VA in der lokalen Währung zu bezahlen, da man ihm so das Währungsrisiko nimmt. So kann der Mitarbeiter sein Gehalt stets planen, da er seine Lebenshaltungskosten in der lokalen Währung zahlen muss.
Für das Unternehmen ist das Währungsrisiko für die meisten Länder, in denen man VAs rekrutiert gering, da der Euro als eine starke Währung gilt. Natürlich kann man auch mit dem Mitarbeiter einen Inflationsausgleich vornehmen als Kompensation für den Wertverlust der lokalen Währung.
Dienstleister für die Gehaltszahlung
Es gibt eine Vielzahl von Dienstleistern, mit denen man das Gehalt ins Ausland transferieren kann. Einige der beliebtesten Dienstleister sind:
- PayPal
- TransferWise
- Azimo
- Treuhandkonten
TransferWise: Von den genannten Anbietern schneidet aus unserer Sicht TransferWise am besten ab, da hier die Gebühren geringer sind, als bei anderen Anbietern. Auch wird ein niedriger Wechselkurs angeboten. Wichtig ist, das TransferWise transparente und überschaubare Gebühren hat und die Zahlung auf dem Empfängerkonto schnell gutschrieben wird und man ebenfalls eine Bestätigungsemail der erfolgten Zahlung erhält.
PayPal: Im Gengensatz zu vielen anderen Money-Transfer-Anbietern liegt die Wechselgebühr bei PayPal deutlich höher, als bei anderen Anbietern, und auch sind die Wechselgebühren sehr hoch. Für ein Unternehmen gibt es deutlich bessere Anbieter, um Geld schnell und unkompliziert, aber vor allem kostengünstig zu transferieren.
Azimo bietet eine schnelle Transferabwicklung von maximal 24 Stunden für die wichtigsten Absatzmärkte. Auch dauert der eigentliche
Geld-Transfer nur wenige Minuten und kann unkompliziert per Kredit- und/oder Bankkarte oder per Überweisung getätigt werden.
Sehr zu empfehlen sind die sogenannten Treuhandkonten, bei denen das Geld von dem Unternehmen hinterlegt wird und zu bestimmten, vorab festgelegten Konditionen freigegeben und ausgezahlt wird. Eine der bekanntesten Treuhand-Plattformen ist Upwork. Diese Plattform berechnet eine Gebühr von 5%.
Egal für welchen Anbieter sich ein Unternehmen letztendlich entscheidet, am Ende sollte möglichst viel Geld beim Mitarbeiter ankommen und nicht bei einem Zahlungsanbieter hängen bleiben.