Virtuelle Assistenz – so findest du eine VPA  

Eine virtuelle Assistenz, auch als E-Assistentin oder E-Assistent bezeichnet, hilft einem Unternehmen, sich auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren und übernimmt beispielsweise Tätigkeitsfelder im administrativen oder organisatorischen Bereich. Die meisten virtuellen Assistentinnen oder virtuellen Assistenten sind als Freiberufler in Fernarbeit tätig und kalkulieren ihren Stundenlohn selbst. Eine andere Möglichkeit ist die Zusammenarbeit mit einer Agentur wie MyTalent.io, hierbei sind auch die Vorteile für Unternehmen enorm: 

Wenn du eine VPA (Virtuelle Persönliche Assistenz) über MyTalent.io buchst, sind Stundensatz und Verdienst bereits vorab geregelt, sodass du keine zeitaufwändigen Verhandlungen über den Stundenlohn führen musst. Für die Freiarbeiter

entfallen dadurch die Kundenakquise und die Gewerbeanmeldung – eine Win-win-Situation.

Die Vorteile einer virtuellen Assistenz für Unternehmen

Es gibt noch weitere Vorteile einer virtuellen Assistenz, von denen Unternehmen auf vielfältige Weise profitieren. Für dich entfallen monatliche Lohnnebenkosten sowie Krankheits- und Urlaubstage, die du für einen Mitarbeiter aufwenden müsstest. Die virtuelle Assistenz ist in Fernarbeit tätig, einen Arbeitsplatz in deinen Räumlichkeiten musst du nicht zur Verfügung stellen. Das ist ideal, wenn du nur wenig Platz zur Verfügung hast. 

MyTalent.io setzt auf Lohnkostenarbitrage und vermittelt virtuelle Assistenzen aus Georgien, die entweder im Homeoffice arbeiten oder auf Wunsch die Räumlichkeiten und die Hardware unseres Büros in Tiflis nutzen. Die monatlichen Lohnnebenkosten und die in Georgien verpflichtenden Beiträge zur Kranken- und Rentenversicherung sind im Angebot von MyTalent.io bereits enthalten. Damit sinkt auch der Verwaltungsaufwand in deinem Unternehmen. Stattdessen bezahlst du nur für die tatsächlich geleistete Arbeit. Im Unterschied zu einer VPA aus Deutschland, die aufgrund der höheren Lebenshaltungskosten einen höheren Stundenlohn kalkuliert, findest du bei MyTalent.io bereits ab 3,50 Euro pro Stunde eine Assistenz.

Wenn du dir unsicher bist, ob eine virtuelle Assistenz die richtige Unterstützung für dich und dein Unternehmen ist, beraten dich unsere Recruiter aus Georgien gerne in einem kostenlosen Gespräch. Darin erfährst du, wie du deine Lohnkosten um bis zu 80 % reduzieren kannst und gleichzeitig faire Gehälter bezahlst. (Termin buchen)

Virtuelle Assistenzen – für diese Aufgaben eignen sie sich

Es gibt bestimmte Typen von Aufgaben, die du besonders gut von einer virtuellen Assistenz erledigen lassen kannst. Dazu zählen wiederkehrende Tätigkeiten, die du nach der Einarbeitung dauerhaft abgeben möchtest, wie zum Beispiel die Kundenbetreuung via Telefon, E-Mail oder Chat. Auch das Erfassen von Daten sowie die Erstellung und Pflege von Datenbanken können die virtuellen Assistenten übernehmen. Ähnliches gilt für zeitaufwändige Recherchen per Internet oder Telefon oder sogar Übersetzungen von Texten.

Social-Media-Management auf Kanälen wie Facebook und Instagram oder anderen Plattformen kannst du ebenfalls mithilfe einer virtuellen Assistenz schnell und einfach umsetzen. Auch das Vereinbaren von Terminen, Kundenakquise oder das reaktivieren alter Bestandskunden sind denkbar. 

Wie finde ich eine virtuelle Assistenz?

Eine gängige Möglichkeit, um eine virtuelle Assistenz zu finden, sind Social-Media-Plattformen wie Facebook und Instagram, aber auch Vermittlungsportale oder Agenturen wie MyTalent.io.

Gut zu wissen: Es existiert keine spezielle Ausbildung für die virtuelle Assistentin oder den virtuellen Assistenten. Eine allgemeine Vorgabe für den Stundensatz gibt es nicht. Bei der Auswahl musst du darauf achten, ob das Tätigkeitsfeld der Assistenz zu den von dir gestellten Aufgaben und zu deinem Unternehmen passt. Kurse und Zertifikate können dabei helfen, die Fähigkeiten der VPA einzuschätzen.

Wir von MyTalent.io übernehmen das für dich. Nachdem du uns über das Kontaktformular eine Anfrage gesendet hast, schlagen wir dir nach einer Woche passende Assistenzen auf Basis deiner Anforderungen vor. Um die Kandidaten kennenzulernen, führst du remote Interviews mit den potenziellen Assistentinnen und Assistenten. Wenn du dich persönlich von unseren deutschsprachigen Talenten in unseren Räumlichkeiten in Georgien überzeugen möchtest, terminieren wir alle Bewerbungsgespräche auf einen Tag. Solltest du dich dafür entscheiden einen oder mehrere Mitarbeiter einzustellen, kannst du direkt vor Ort mit der Einarbeitung deiner neuen virtuellen Assistenz beginnen. Wenn für dich keine passende VPA dabei ist, entstehen dir keine Kosten.

Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz?

Die Abstimmung über die anstehenden To-dos erfolgt mit deinen virtuellen Mitarbeitern meistens über E-Mail oder Skype, häufig auch ganz unkompliziert via Facebook oder WhatsApp. Daneben können Dokumente auch mit Cloud-Diensten wie Google Drive oder DropBox ausgetauscht werden. Projektmanagement-Tools wie beispielsweise Trello, Evernote, Clickup und Todoist helfen dir, die Übersicht zu behalten. 

Sollte für das von dir erwartete Tätigkeitsfeld eine spezielle Hardware erforderlich sein oder die eigene Technik der virtuellen Assistenz nicht ausreichen, dann kannst du passende Hardware bei uns mieten oder du verschickst deine Geräte an unser Büro in Tiflis. Wir kümmern uns um die Übergabe an die VPA, protokollieren dies entsprechend und können deine Hardware jederzeit für dich zurückfordern. (Hardware anfordern)

Wenn du möchtest, kannst du deiner virtuellen Assistenz auch einen dauerhaften und voll ausgestatteten Arbeitsplatz in unserem Büro zur Verfügung stellen. Dort profitiert dein Mitarbeiter von einer schnellen Internetleitung, Stromausfälle werden mit einem Dieselgenerator kompensiert, es gibt eine IT-Betreuung durch einen lokalen Computerspezialisten und auf Wunsch eine Zeiterfassung durch unser Sekretariat.

Einarbeitung einer VPA – wie läuft das ab?

Deine virtuelle Assistenz kannst du selbstverständlich remote einarbeiten oder du entscheidest dich für ein persönliches Kennenlernen in unserem Büro in Tiflis. Um Zeit mit deiner VPA zu verbringen und die Beziehung zu deiner E-Assistentin oder deinem E-Assistenten zu stärken, stehen dir auf Wunsch jedes Jahr ein paar Tage in unseren Räumlichkeiten zur Verfügung. Solltest du dich für eine Geschäftsreise nach Georgien entscheiden, holen wir dich am Flughafen ab und stellen dir eine lokale Sim-Karte mit Datenvolumen zur Verfügung. Unsere Büros nutzt du während dieser Zeit für Interviews, Einarbeitung der virtuellen Assistenz oder als Co-Working-Space für dich persönlich selbstverständlich kostenlos. (Mehr Informationen zu Georgien)