Du hast also eine Virtuelle Assistenz (VA) zur Unterstützung für dich und dein Unternehmen eingestellt – gratuliere! Doch was ist jetzt der nächste Schritt? Wie startet ihr gemeinsam durch? Was muss deine VA wisssen und lernen, und wie kannst du ihr alles Wichtige schnellstmöglich und reibungslos vermittlen?

Dein Onboarding-Prozess spielt eine Schlüsselrolle für den Erfolg der Virtuellen Assistenz und für einen möglichst reibungslosen Ablauf bei der Einarbeitung und darüber hinaus. Eine Onboarding-Checkliste ist ein wichtiges Hilfsmittel, mit dem du deine VA systematisch in die wichtigsten Bereiche deines Unternehmens und ihrer Arbeit einführen kannst. 

1. Mach deine VA mit deinem Unternehmen vertraut

Deine VA muss genau verstehen, worum es in deinem Unternehmen geht. Beginne das Onboarding, indem du ihr den einzigartigen Wert übermittelst, den du bietest. Zeige ihr, was dich und deine Produkte oder Dienstleistungen auszeichnet und vermittle ihr die Grundsätze, die den Kern deines Geschäfts ausmachen. Vor allem wenn du deine VA einstellst, um Tätigkeiten zu erledigen, in denen sie Kundenkontakt hat (beispielsweise für Telefonsupport), muss sie ein Verständnis und Gefühl für dein Unternehmen bekommen, damit sie es auch nach außen passend repräsentieren kann. Dazu gehören Punkte wie: 

  • Hintergrund des Unternehmens
  • Vision und Werte des Unternehmens
  • Ziele des Unternehmens
  • Alleinstellungsmerkmal der Produkte / Dienstleistungen
  • Hauptverantwortlichkeiten
  • Die Struktur des Unternehmens – wer sind die Teammitglieder und was tun sie

2. Berechtigungen einrichten

Führe eine Liste der von dir verwendeten Tools, für die deine Virtuelle Assistenz Zugangberechtigungen braucht, beispielsweise Kommunikationssoftware wie Slack oder Projektmanagement-Tools wie Trello. 

Die einfachste Art und Weise, diese Berechtigungen einzurichten, ist die Erstellung einer eigenen Geschäftsemailadresse für deine Virtuelle Assistenz. Das ist aus zwei Gründen besser als die private Emailadresse deiner VA zu verwenden: 

  1. Die Emailadresse wird mit deinem Unternehmen asoziiert, für den Fall dass deine VA mit Kunden Kontakt hat.
  2. Kannst du eine generische Emailadresse wie assistenz@meingeschäft.de einrichten, die falls notwendig an eine neue VA übergeben werden kann. Fluktuation gibt es schließlich auch unter VAs. 

Sollte die VA tatsächlich weiterziehen und eine neue VA ihren Platz einnehmen, ist mit der allgemeinen Emailadresse bereits alles eingerichtet und für deine Kunden ändert sich nichts. Die neue VA muss nur sämtliche Passwörter ändern, damit ihre Vorgängerin keinen Zugriff auf genutzte Software und Programme hat. 

Anmerkung am Rande: Der Berechtigungsentzug ist etwas, das viele Unternehmen vergessen. Du willst vermeiden, dass ehemalige Mitarbeiter Zugang zu den internen Abläufen deines Unternehmens haben!

Wenn die Emailadresse erstellt ist, fügst du sie jeder Software mit der passenden Berechtigungsstufe hinzu. Erstelle eine Liste der Softwareprogramme und der Zugangsdaten – am besten in einem Passwort-Sicherungstool wie 1Password oder LastPass, für das deine VA dann auch einen eigenen Zugang erhält. 

Du musst außerdem sicherstellen, dass deine VA mit den Grundlagen für die Verwendung der notwendigen Softwareprogramme vertraut gemacht wird, sofern sie es nicht bereits ist. Du solltest nicht automatisch davon ausgehen, dass sie bereits weiß, wie alles funktioniert. Entweder gibst du ihr eine kleine Einweisung, beispielsweise per Video, oder sie schaut sich Tutorials der Software an; diese bieten die Programme oft selbst oder sie sind auf YouTube zu finden. Ja, eine gute VA wird sich selbst darum kümmern, sich mit den Tools vertraut zu machen. Ihr müsst aber zumindest gemeinsam besprechen, wie sie sich das notwendige Wissen aneignen wird, damit keine Missverständnisse und Zeitverzögerungen entstehen. 

3. Arbeitsprozesse und -abläufe erklären

Es gibt viele Variablen, die bei der Einführung deiner VA in ihre zukünftigen Tätigkeiten zu berücksichtigen sind: 

  • Kenntniss der Tätigkeiten: Ist die VA mit den Eigneschaften der Tätigkeiten und den zugehörigen Softwareprogrammen vertraut?
  • Vertrautheit mit deinen Standardverfahren: Kennt die VA deine Präferenzen? 
  • Erfahrung: Eine VA mit vielen Jahren Berufserfahrung braucht vielleicht keine Schritt-für-Schritt Anleitung; eine weniger erfahrene VA eventuell schon.

Ähnlich wie mit den Softwareprogrammen, muss deine Virtuelle Assistenz sich auch in deine Arbeitsprozesse und Abläufe einarbeiten. Gehe nicht davon aus, dass deine VA diesbezüglich deine Gedanken lesen kann. Du solltest ihr spezifische Anweisungen geben. Mache diese lieber ausführlicher, als du es vielleicht für notwendig hältst, und gebe sowohl jeden Schritt als auch das Endziel an. 

Am besten erstellst du von den Arbeitsabläufen deiner VA so genannte Standard Operating Procedures (SOPs), also Standardarbeitsanweisungen, die du dann im Falle eines Wechsels der nächsten VA übergeben kannst. Ja, das ist einmalig etwas Aufwand; aber eben nur einmalig. Wenn deine erste VA die Prozesse kennt und die SOPs im Laufe eurer Zusammenarbeit auf Stand hält, kann sich eine neue VA mit Hilfe der SOPs ganz leicht, und ohne großen Input von dir, selbst in ihre Aufgaben einführen. 

SOPs: Schriftlich versus Videoaufnahmen

Du kannst die SOPs entweder mithilfe von Video Tutorials, Textmaterialien oder beidem erstellen. Videos sind schneller in der Erstellung, da du dabei einfach eine Bildschirmaufnahme deiner Tätigkeit, die du sowieso erleidgen musst, machen kannst. Videos führen deine VA visuell durch alles und umgehen jede Kommunikationsbarriere, während Texte Referenzmaterial bietet, das sie sich durchlesen kann, wenn sie nicht weiterkommt. 

4. Stelle die VA dem Team vor

Wenn du nicht alleiniger Streiter deines Geschäfts bist und Mitarbeiter hast, ist es sinnvoll deine VA dem Team vorzustellen. Auch wenn sie oder die anderen Teammitglieder virtuell stationiert sind, ist es wichtig, das neue Teammitglied vorzustellen. Denn wie unangenehm ist es, mit jemandem zu arbeiten, dem man nicht vorgestellt wurde? 

Eine “offizielle” Vorstellung reißt diese unangenehmen Barrieren für alle Beteiligten nieder. Wenn alle virtuell zusammenarbeiten, könntest du dafür einen virtuellen Rundgang organisieren, beispielsweise per Videokonferenz, bei dem sich jedes Teammitglied kurz vorstellt und ein wenig über seine Arbeit und Aufgaben erzählt. 

5. Klare Erwartungen setzen

Es ist wichtig, von Anfang an klare Erwartungen zu setzen, damit die Beziehung auf dem richtigen Fuß startet und die Zusammenarbeit langfristig effektiv und erfolgreich läuft. Du musst deine neue VA wissen lassen, was sie von dir als Chef erwarten kann – und was du von ihr erwartest. 

Das können beispielsweise folgende Dinge sein: 

  • Art der Kommunikation
  • Die wichtigsten Aufgaben der VA
  • Wie du ihr Feedback gibst
  • Setzen und einhalten von Fristen
  • Umgang mit versäumten Fristen
  • Wie Arbeitsfortschritte festgehalten werden
  • Managen von Leistung und Bewertung von Rechenschaftspflicht
  • Art, Höhe, und Zeitpunkt der Bezahlung
  • Erwartungen an Arbeitststunden und -tage

Onboarding Checkliste für deine Virtuelle Assistenz

Deine VA wird es beim ersten Mal nie 100-prozentig richtig machen. Das bedeutet aber nicht automatisch, dass sie inkompetent ist, sondern nur, dass ihr euch noch richtig synchronisieren müsst. Wichtig ist, den Unterschied erkennen zu können. Bevor du deiner VA die Schuld für ein Missgeschick in die Schuhe schiebst, solltest du zumindest prüfen ob es ein Missverständnis oder Verwirrung gab. Wichtig ist wie in in jeder Beziehung die richtige Kommunikation. Dann findet ihr euch bestimmt schnell ein und erlebt bald eine reibungslose Zusammenarbeit. 

Hier sind nochmal alle Punkte, die ihr beim Onboarding deiner Virtuellen Assistenz gemeinsam durcharbeiten solltet, kurz und knackig aufgelistet: 

  1. Mach deine VA mit deinem Unternehmen vertraut
  2. Berechtigungen einrichten
  3. Arbeitsprozesse und -abläufe erklären
  4. Stelle die VA dem Team vor
  5. Klare Erwartungen setzen

Deine virtuelle Assistenz wartet auf Dich


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