In diesem Kapitel wird die Bedeutung von Sicherheitsmaßnahmen bei der Zusammenarbeit mit virtuellen Mitarbeitern hervorgehoben. Dabei geht es insbesondere um den Schutz von personenbezogenen Daten. Die wichtigsten Punkte sind:
- Sensibilisierung der Mitarbeiter: Die Mitarbeiter sollten für das Thema Datenschutz sensibilisiert werden, insbesondere wenn sie aus Ländern kommen, in denen Datenschutz weniger strikt gehandhabt wird. Es ist wichtig, dass sie verstehen, wie Datenschutz in Deutschland bzw. der EU funktioniert.
- Separate Accounts verwenden: Wo immer möglich sollten separate Accounts für virtuelle Mitarbeiter erstellt werden. Dies ermöglicht eine genauere Steuerung der Zugriffsrechte. Mitarbeiter sollten nur die Rechte erhalten, die für die Ausübung ihrer Aufgaben unbedingt erforderlich sind.
- Zwei-Faktor-Authentifizierung nutzen: Die Zwei-Faktor-Authentifizierung sollte genutzt werden, wenn sie verfügbar ist. Dies stellt eine zusätzliche Sicherheitsebene dar, da ein potenzieller Angreifer nicht nur das Passwort, sondern auch einen temporären Code benötigt, um Zugang zu erhalten.
- Einmalige Verwendung von Passwörtern: Jedes Passwort sollte nur einmal verwendet werden und nicht wiederverwendet werden. Die Verwendung eines Passwortmanagers, wie LastPass, wird empfohlen. Passwörter können generiert und zentral verwaltet werden, und der Zugriff kann bei Bedarf entzogen werden, z. B. wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
Die Verwendung eines Passwortmanagers wie LastPass wird als praktische Möglichkeit zur Sicherung von Passwörtern und zur Verwaltung von Zugriffsrechten für virtuelle Mitarbeiter empfohlen. Dies ermöglicht eine effiziente und sichere Zusammenarbeit, insbesondere wenn mehrere virtuelle Mitarbeiter Zugang zu verschiedenen Konten und Systemen benötigen.