Für ein ortsunabhängiges Projektmanagement empfiehlt sich das Kanban-System. Im ursprünglichen Sinn ist Kanban ist eine Methode der Produktionsprozesssteuerung. Es handelt sich hierbei um ein Planungssystem, dessen Ziel es ist, jede Fertigungs-/Produktionsstufe optimal zu steuern. Im Japanischen bedeutet Kanban „Signalkarte“. Im Projektmanagement sollen verschiedene Ziele durch das Kanban-System erreicht werden:
- Transparenz
- Kein Mikro-Management
- Workflow wird abgebildet
- Visualisierung
Bei diesem System wird eine Karte für ein konkretes Projekt erstellt, beispielsweise für einen Sales-Funnel. Hierbei wäre der erste Status der eingegangene Auftrag. Die nächste Karte oder Liste zeigt z.B. Telefonate. Anschließend werden beispielsweise Angebote erstellt, Umgesetzt oder Rechnungen werden erstellt.
Die Karten mit den einzelnen Arbeitsschritte wandern von links nach rechts. Dies ermöglicht eine besondere Transparenz. Man erhält einen guten Überblick darüber, wer gerade an welcher Tätigkeit arbeitet. Der komplette Workflow wird abgebildet und die Aufgaben werden visualisiert. Dies ist ein großer Vorteil, vor allem dann, wenn man nicht gemeinsam an einem Ort arbeitet.
Ein Beispiel für ein Projekt-Board ist Trello. Trello ist auch in einer kostenlosen Version verfügbar. Bei diesem Tool kann man beispielsweise Listen erstellen, wie „To do“,“Doing“ und „Done“. Natürlich kann man auch weitere Listen hinzufügen. Durch diese Karten bekommt man einen guten Überblick darüber, welchen Status verschiedene Tätigkeiten und Aufgaben haben.
Jeder Aufgabe kann ein bestimmter Mitarbeiter zugeteilt werden. Eingehende Aufträge können automatisch angelegt werden. Es können auch Bearbeitungsfristen hinzugefügt werden. Ebenfalls kann man Beschreibungen und Kommentare hinzufügen. Auf diese Weise kann auch eine Diskussion entstehen.Zusätzlich können auch notwendige Dateien hochgeladen werden.