Gratis Zeiterfassung bei virtuellen Mitarbeitern
In diesem Beitrag möchten wir einmal verschiedene Tools für die online Zeiterfassung besprechen und vorstellen, die zumindest in einer Basisversion kostenlos sind.
Die Zeiterfassung ist ein wichtiges Thema bei der Arbeit mit virtuellen Assistenten und Mitarbeitern im Homeoffice, vor allem, wenn man mit jemandem neu anfängt.
Zum Einen sollte man tracken wie lange der Mitarbeiter für eine bestimmte Aufgabe braucht, um es mit der eigenen Zeit bzw. der eigenen Erwartung zu vergleichen, so dass man dann die Performance des Mitarbeiters besser einschätzen und skalieren kann.
Zum Anderen schaffen Zeiterfassungstools Kontrolle, Kontrolle schafft Vertrauen und Vertrauen schafft eine angenehme Arbeitsatmosphäre.
Folgende Tools wollen wir uns anschauen:
1. Toptracker:
Ein Werkzeug für eine problemlose und präzise Zeiterfassung ist der Toptracker. Diesen Tracker kann man sich kostenlos auf der Website www.toptal.com/tracker herunterladen.
Der Mitarbeiter und der Auftraggeber laden sich zunächst das Programm herunter und erstellen einen Account, der Mitarbeiter als „Freelancer“, der Auftraggeber als „Client“.
Der Auftraggeber kann dann ein Projekt erstellen und den Mitarbeiter per Email dazu einladen. Wichtig ist, dass der Auftraggeber als „Supervisor“ definiert ist.
Man kann auch verschiedene Projekte im Toptracker erstellen und so mehrere Mitarbeiter und Projekte separat tracken.
Der Auftraggeber kann genau nachvollziehen, wann und wieviel Zeit der Mitarbeiter arbeitet, denn die Zeiterfassungsdaten des virtuellen Mitarbeiters werden an das Toptracker-Profil des Auftraggebers automatisch weitergeleitet.
Außerdem gibt es zusätzliche Einstellungen, die ein Auftraggeber fordern kann, um die Kontrolle zu erhöhen:
Z.B.: die Screenshot –Funktion. Bei dieser Funktion wird in unregelmäßigen Abständen ein Screenshot vom Bildschirm des Mitarbeiters an den Auftraggeber geleitet. So kann dieser genau sehen, ob der Mitarbeiter arbeitet oder ob er andere tut. Der Mitarbeiter hat allerdings auch die Möglichkeit, jeden einzelnen Screenshot abzulehnen, sodass dieser nicht an den Auftraggeber weitergeleitet wird, so dass die Privatsphäre trotzdem gewahrt bleibt.
Eine weitere Funktion ist die Webcam-Funktion. Bei dieser Funktion wird jede Minute eine Aufnahme über die Kamera von dem Mitarbeiter an den Auftraggeber weitergeleitet. Normalerweise empfehlen wir diese Einstellung nicht zu nutzen. In den Einstellungen kann man verschiedene Funktionen aktivieren und deaktivieren.
Aktivitäts-Tracking: Die App verfolgt die Zeit, die für jede Aufgabe aufgewendet wurde, und zeichnet auf, wenn Tastatur- oder Mausklicks erfolgen, so dass sie automatisch in „Leerlauf“ schalten kann, wenn keine Klicks erfolgen, so erhält man Einblick in grundlegende Aktivitätsstatistiken.
Pro:
- Diese App ist komplett gratis.
- Sie enthält alles, was man für ein vernünftiges Timetracking braucht.
- Exzellente Kontrolltools.
Kontra:
- Das Programm hat keine App-Option fürs Handy.
- Es verfügt auch über Tools zur automatischen Rechnungsstellung, Bezahlung und einiges mehr, was die Bedienung für simple Zeiterfassung etwas unübersichtlich erscheinen lässt.
Wir haben gute Erfahrungen mit dem Programm gemacht und empfehlen es auch unseren Kunden. Anbei zwei Erklärvideos wie man den Toptracker einrichtet, als Auftraggeber und als Mitarbeiter:
- Toptracker Youtube-Video für Kunden: https://drive.google.com/file/d/1WQQGhVXO0xqCj06pySQK7tdL_hUseov4/view
- Toptrackervideo für Mitarbeiter: https://www.youtube.com/watch?v=5NNllzuDH4w
2. Toggl:
Toggl ist ein kostenloses Software-Tool zur Zeiterfassung, bezahlte Versionen kosten ab $9/Benutzer/Monat. Die Gratisversion können bis zu 5 Leute nutzen, mit eingeschränkten Funktionen.
Hier kannst du die Versionen vergleichen: https://toggl.com/feature-list/
Toggl macht eine einfache und flexible Arbeitszeitaufzeichnung auch auf mehreren Geräten möglich, da es sowohl als Web- als auch Desktop-Version für Windows, Mac und Linux sowie als App für iOS und Android verfügbar ist.
Es ist möglich, die erfasste Zeit in verschiedene Programme zu exportieren. Zum Beispiel werden Berichte, Diagramme und Protokolle in Asana, FreshBooks und Google Docs als Excel-Dateien gespeichert, per E-Mail verschickt oder via Link geteilt.
Mit Toggl kannst du über deinen Browser, die Chrome-Erweiterung, mobile oder Desktop-Anwendungen Projekte erstellen, Aufgaben erstellen und Stunden erfassen. Es ermöglicht zwar die Nachverfolgung von Rückstellungen, aber es gibt keine Möglichkeit, Budgets festzulegen und diese nachzuverfolgen. Wenn du einen Kostenvoranschlag nachverfolgen oder eine Rechnung erstellen möchtest, musst du ein Tool eines Drittanbieters verwenden.
Toggl verfügt über einige gute Funktionen, die den Leuten helfen, ihre Zeiterfassung korrekt durchzuführen, mit automatischen Erinnerungen. Und man kann Pflichtfelder für Zeiteinträge erstellen, so dass sichergestellt ist, dass die Leute immer Kommentare oder Tags zu ihren Stundenzetteleinträgen hinzufügen, allerdings nur in der Bezahlversion. Man kann auch Programme festlegen, die immer getrackt werden.
Du kannst auch Auditing-Werkzeuge aktivieren, die Warnmeldungen für verdächtig aussehende Stundenzetteleinträge auslösen, z.B. wenn jemand behauptet, 10 Stunden direkt an einer einzigen Aufgabe gearbeitet zu haben.
Toggl hat einige Vorzüge, die es zu einer der besten Software-Optionen für die Zeiterfassung machen, die mit Integrationen für Jira, Asana, Basecamp, Freshbooks, GitHub und Teamweek und vielen anderen erhältlich ist. Auch wenn einige der Budgetverfolgungs- und Rechnungsstellungsfunktionen fehlen, kann man es leicht mit anderen Tools verbinden, die sich auf Berichterstattung und Rechnungsstellung spezialisiert haben.
Pro:
- Auf allen Plattformen verfügbar
- Einfache Bedienung
- Reminder und automatische Trigger fürs Tracking
- Viele Integrationsmöglichkeiten
Kontra:
- eingeschränkte Funktionen bei der Freeversion
- weniger Kontrolltools:
3. Hubstaff:
Hubstaff ist eine voll funktionsfähige Zeiterfassungssoftware mit einer kostenlosen Version die folgende Funktionen unterstützt:
- Zeiterfassung
- Activity Tracking,
- eingeschränkten Screenshots
- begrenzten Zahlungen
Damit hat man alles, was man für einfache Zusammenarbeit mit einem virtuellen Mitarbeiter braucht. Sehr gut ist auch, dass man mit integrierten To-Do-Listen arbeiten kann und die Mitarbeiter ihre Zeit pro Aufgabe tracken können, das erhöht nicht nur die Übersicht, sondern auch die Effektivität der Zusammenarbeit. Somit unterstützt das Tool dich auch beim Projekt Management.
Es ist gut gestaltet, mit einer einfachen Benutzeroberfläche und einem Design, das es einem Team wirklich leicht macht, seine Zeiten einzugeben, und dem Auftraggeber die Verfolgung der Fortschritte ermöglicht.
Die Budgetverwaltung ist ebenfalls unkompliziert – mit Hubstaff kannst du ganz einfach Zeitlimits und Budgets für dein Team festlegen, die deinen Mitarbeitern in Rechnung gestellt werden, mit einer maximalen Anzahl von Stunden, die ein Mitglied in einer Woche arbeiten kann, und die App wird automatisch verhindern, dass sie das Limit überschreiten.
Es kann schwierig sein, genau zu überprüfen, was die Mitarbeiter tun und wie sie ihre Zeit verbringen. Hubstaff verfügt daher über einige ziemlich praktische Schnüffeltools, die anhand von Screenshots und der Messung der Aktivitätslevel Einblick in die Arbeit der Mitarbeiter geben. Z.B. kann man auch sehen, welche Anwendungen die Mitarbeiter verwenden und welche URLs sie durchsuchen, während sie die Zeit tracken.
In den Bezahlversionen werden Integrationen über Stapel verschiedener Tools hinweg gut unterstützt, darunter Projektmanagement-Tools wie Asana, Jira und Basecamp, Zahlungs-, Buchhaltungs- und Rechnungsintegration wie QuickBooks, Paypal sowie Salesforce und Zendesk und andere.
Pro:
- Screenshots
- Stundenlimitierung
- Gute Kontrolle
- Übersichtliche Bedienbarkeit
- Abrechnungstool
- Project Management Komponente
Kontra:
- nicht alle Funktionen sind in der kostenlosen Version enthalten.
4. LogMyHours
Wer seine Arbeitszeit schnell und unkompliziert dokumentieren möchte, kommt mit LogMyHours gut über die Runden. Von der einfachen Zeiterfassung bis zum schnellen Überblick des Zeitaufwandes durch unterschiedliche Berichte. Der Fokus der App liegt auf dem intuitiven Zeitmanagement.
In der kostenlosen Version gibt es folgende Funktionen:
- Tracking von 2 Projekten/ Mitarbeitern
- Zeiterfassung
- Rechnungsstellung
- Mobile Anwendung
- Bericht Exporte
Mit LogMyHours.com kann man Projekte und Aufgaben erstellen, die es ermöglichen, visuell zu sehen, wie du und dein Team ihre Zeit verbringen. So wird sichergestellt, dass alle effizient arbeiten. Man kann vollständig anpassbare Berichte erstellen, die du als PDF, CSV und Excel exportieren kannst.
Die einfache Überprüfung, Genehmigung oder Ablehnung von Mitarbeiter-Stundenzetteln ist ein hervorstechender Vorteil bei diesem Tool. Allerdings ist dies nur in der Bezahlversion enthalten.
So kann der Auftraggeber sehen, welche Stundenzettel zur Prüfung eingereicht wurden. In Sekundenschnelle kann der Auftraggeber jeden Stundenzettel mit einem einzigen Klick genehmigen oder ablehnen. Man kann eine Notiz anhängen, die dem Mitarbeiter per E-Mail zugesandt wird. Damit fallen eventuelle Unstimmigkeiten bei den Arbeitszeiten sofort auf und können bequem und direkt angesprochen werden.
Mit dem Fakturierungsassistenten kann man alle fakturierbaren Stunden und Ausgaben einfach importieren, um in Sekundenschnelle eine professionell aussehende Rechnung zu erstellen.
Es gibt auch eine mobile App sowohl für iOS als auch für Android, mit der du die Arbeitszeit auch unterwegs verfolgen kannst.
Pro:
- Einfache Zeiterfassung
- Rechnungsstellung
- Auch als App verfügbar
- Überprüfung von Stundenzetteln direkt im Tool
Kontra:
- die innovativste Funktion ist nicht in der kostenlosen Version verfügbar.
- Man ist limitiert auf 2 Projekte.
FAZIT:
Rechnungsstellung und eine Handyapp sind in unserem Kontext keine sehr relevanten Kriterien. Die Kontrollfunktionen und das tracken von individuellen Arbeitsschritten allerdings schon, weil wir bei der Zusammenarbeit so die besten Ergebnisse erzielen können.
Die wichtigsten Funktionen sind daher Screenshots und Activity Tracking. Hier liegen Toptracker und Hubstaff vorne.
Wirklich gute Funktionen sind außerdem das To-Do-Listen Konzept bei Hubstaff und das tracken von einzelnen Aufgaben bei Hubstaff und Toggl. Auch bei Toptracker kann man einzelne Aufgaben tracken, es ist aber umständlicher.
Ebenso wünschenswert ist das direkte Akzeptieren und Ablehnen von Stundenzetteln bei Logmyhours, nur ist es leider nicht kostenlos verfügbar.
Toggl besticht widerum durch sein automatisiertes Tracking und gratis Integrationen von z.B. Asana. Andererseits fehlt eine Screenshotfunktion.
In die nähere Auswahl kommen für uns Hubstaff, Toggl und Toptracker, wobei Toptracker und Hubstaff für unsere Zwecke die Gewinner sind. Sicher gibt es Vor- und Nachteile bei allen Programmen und der Geschmack spielt ebenfalls eine Rolle, doch letztlich haben wir uns entschieden Toptracker zu empfehlen, weil es eine Vollversion ist.