Beschäftigt ein Unternehmen einen Mitarbeiter der nicht direkt vor Ort arbeitet, ist es sinnvoll die Arbeitszeit zu erfassen. Es gibt viele Argumente, die für eine Zeiterfassung sprechen:

  • Bessere Planung
  • Ressourcen besser einteilen
  • Vertrauen schaffen
  • Mikro-Management vermeiden
  • Unproduktivität vermeiden
  • Bessere Abrechnung

Bessere Planung

Hat man mehr als einen virtuellen Mitarbeiter, möchte man wissen, wer wie viel Zeit mit welcher Tätigkeit oder Aufgabe verbringt. Auch wenn man nur einen virtuellen Mitarbeiter beschäftigt, hat dieser unter Umständen verschiedene Aufgaben.

Durch eine saubere Zeiterfassung, die auch die verbachte Zeit für einzelne Aufgaben anzeigt, kann man bestimmte Tätigkeiten oder Projekte genau nachvollziehen, und so genug Zeit für die entsprechenden Aufgaben einplanen.

Ressourcen besser einteilen

Eine saubere und detaillierte Zeiterfassung gibt nicht nur Aufschluss über die konkrete Dauer einer Aufgabe, sondern auch über die Kosten, die man für das Erledigen einer bestimmten Aufgabe oder Tätigkeit zahlen muss. Auf diese Weise kann ein Unternehmen seine Ressourcen besser planen und einteilen.

Schafft Vertrauen

Die Zeiterfassung schafft Vertrauen auf beiden Seiten. Der Mitarbeiter kann nachvollziehbar belegen, womit er seine Zeit verbringt. Durch gute Zeiterfassungs-Tools hat der Mitarbeiter nicht die Möglichkeit, Stunden oder Arbeitszeit abzurechnen, die er nicht geleistet hat.

Mikro-Management vermeiden

Das Mikro-Management kann durch eine saubere Zeiterfassung vermieden werden, da man nachvollziehen kann, wieviel Zeit der Mitarbeiter mit einer konkreten Tätigkeit oder Aufgabe verbracht hat. Der Mitarbeiter muss sich Dank der Nachvollziehbarkeit der Zeiterfassung nicht mehr rechtfertigen, aus welchen Grund er für die Fertigstellung einer Aufgabe, eine bestimmte Zeit gebraucht hat.

Unproduktivität vermeiden

Unproduktivität ist nicht zwingend damit verbunden, dass ein Mitarbeiter nicht arbeitet, sondern auch damit, wie effizient eine Aufgabe erledigt wird. Wenn sehr lange dauert eine Aufgabe abzuschließen, kann man genauer nachschauen, ob es sich um eine komplizierte Aufgabe handelt oder ob der Mitarbeiter nicht die effizientesten Lösungsansätze verwendet.

Bessere Abrechnung

Bei der Bezahlung eines Mitarbeiters ist die Erfassung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit notwendig. Unter Umständen kann auch das Finanzamt nach einer Zeiterfassung fragen, damit belegt werden kann, womit ein Unternehmen seine Zeit verbringt. Eine genaue Dokumentation für welche Tätigkeiten und Aufgaben ein Unternehmen sein Geld ausgibt, ist empfehlenswert.

Toptracker

Ein Werkzeug für eine problemlose und präzise Zeiterfassung ist der Toptracker. Diesen Tracker kann man sich kostenlos auf der Website tracker.toptal.com herunterladen. Der Mitarbeiter lädt sich zunächst die Zeiterfassungsapplikation herunter. Beginnt man mit der Zeiterfassung, so kann man verschiedene Projekte im Toptracker erstellen. Für diese Projekte kann die Zeit separat erfasst werden.

Der Auftraggeber kann genau nachvollziehen, wann und wie viel Zeit der Mitarbeiter arbeitet, denn die Zeiterfassungsdaten des virtuellen Mitarbeiters werden an das Toptracker-Profil des Auftraggebers automatisch weitergeleitet. Es gibt zusätzliche Einstellungen, die ein Auftraggeber fordern kann. Eine dieser Einstellungen ist die Screenshot –Funktion. Bei dieser Funktion wird jede Minute ein Screenshot vom Bildschirm des Mitarbeiters an den Auftraggeber geleitet. So kann dieser genau sehen, ob der Mitarbeiter arbeitet, während die Zeit erfasst wird, oder ob er nicht arbeitsrelevante Dinge an seinem Computer oder einem anderen Gerät ausführt. Der Mitarbeiter hat allerdings auch die Möglichkeit, jeden einzelnen Screenshot abzulehnen, sodass dieser nicht an den Auftraggeber weitergeleitet wird.

Eine weitere Funktion ist die Webcam-Funktion.  Bei dieser Funktion wird jede Minute ein Aufnahme über die Kamera von dem Mitarbeiter an den Auftraggeber weitergeleitet. Normalerweise empfehlen wir diese Einstellung nicht zu nutzen. In den Einstellungen kann man verschiedene Funktionen aktivieren und deaktivieren.

Wenn man sich noch nicht sicher ist, welche Aufgaben man an den virtuellen Mitarbeiter übertragt, kann man den Toptracker für sich eine Zeit nutzen und so sehen, wie lange man mit verschiedenen Aufgaben verbringt und man kann somit auch besser einsehen, welche Aufgaben es überhaupt gibt. Daraus kann man schließen, welche Aufgaben man an den virtuellen Mitarbeiter übergeben sollte.

 

Deine virtuelle Assistenz wartet auf Dich


Seit September 2017 sind wir mit einem eigenen Büro in Georgien vertreten und haben so einen optimalen Zugang zu den lokalen deutschsprachigen Talenten. Deutschsprachige Mitarbeiter vermitllen wir ab 2,50€ / Stunde. Jetzt Mitarbeier finden.

Unsere virtuellen Mitarbeiter berichten