Eine Virtuelle Assistenz (VA) für dein Geschäft einzustellen kann eine wertvolle Unterstützung sein. Eine gute VA erledigt die Tätigkeiten im Backoffice, die nicht Teil deiens Kerngeschäfts sind und für die du deinen Kunden keine Rechnung stellen, die aber trotzdem regelmäßig erledigt werden müssen. Diese Tätigkeiten nehmen dir Zeit vom Kerngeschäft – von deinen Kunden – weg und werden oft auf die lange Bank geschoben, obwohl auch diese Aufgaben Deadlines haben oder zeitkritisch sind und erledigt werden müssen. 

Wie aber findest du die richtige Virtuelle Assistenz für dein Unternehmen, die dir diese Aufgaben selbstständig und zuverlässig abnimmt? 

Der erste Schritt ist ein informatives Erstgespräch, bei dem du mit dem oder der Kandidat/in die notwendigen Punkte klärst und ihr ein Gefühl füreinander bekommt. Eine gute VA, die etwas auf dem Kasten hat, wird diese Fragen – und natürlich ihre Antworten dazu – bereits parat haben. 

Hier sind die Themen, die du im Erstgespräch mit deiner potentiellen Virtuellen Assistenz unbedingt klären solltest. 

Tätigkeiten und Aufgaben

Welche Aufgaben willst du einer VA übergeben, sowohl in der Probezeit als auch langfristig gesehen? In welchen Bereichen benötigst du Untestützung? Hier haben wir eine kleine Übersicht dazu, was eine VA dir abnehmen kann:

  • Support
  • Telefonieren
  • Adressen Recherchieren
  • B2B Sales
  • und vieles mehr. Also prinzipiell alles, was wiederholbar ist und keine Fachkenntnisse erfordert.

Es macht Sinn, “klein” anzufangen, womit nicht unbedingt der Umfang gemeint ist, sondern eher der Verantwortungsgrad der Tätigkeiten. Du willst sicher stellen, dass die Zusammenarbeit funktioniert und deiner frischgebackenen Virtuellen Assistenz nicht sofort komplett die Schlüssel zum Königreich übergeben – für manche Themen willst du erst ein gewisses Vertrauen und Verständnis für dein Geschäft aufbauen. Das bringt uns auch schon zum nächsten Punkt: die Probezeit.

Probezeit

In jeder Anstellung gibt es eine Probezeit – warum nicht auch für VAs? Dabei muss es sich natürlich nicht um mehrere Monate handeln. Ein paar Wochen reichen meist vollkommen aus um auf beiden Seiten festzustellen, ob die Zusammenarbeit funktioniert und weiterhin wünschenswert ist. 

Wir empfehlen daher eine (natürlich bezahlte) Probezeit von zwei bis vier Wochen zu vereinbaren, in der ihr einander kennen lernen und nach der ihr aber gegebenenfalls ohne große Aufregung getrennte Wege gehen könnt. In dieser Zeit kann sich deine Virtuelle Assistenz einarbeiten und feststellen, wie viel Zeit sie für die ihr auferlegten Aufgaben braucht. 

Zeitumfang

Wenn du weißt, welche Aufgaben du einer VA übertragen willst, ist es leichter für dich einzuschätzen, wie viel Zeit eine VA dafür ungefähr wird aufbringen müssen – du erledigst diese Tätigkeiten bisher ja auch. Sinnvoll ist es dafür, die Zeit zu tracken, die du selbst mit diesen Aufgaben bisher pro Tag, Woche oder Monat verbringst. 

Natürlich solltest du deiner VA vor allem anfangs aber etwas mehr Zeit einräumen, als du selbst für die Tätigkeiten benötigst. Auch für erfahrene VAs gilt das Prinzip der Lernkurve. Den benötigten Zeitumfang zu kennen ist für euch beide wichtig, um auch beim nächsten Faktor auf gleicher Wellenlänge zu sein. 

Kosten

Kosten und die Bezahlung sind oft das unbequemste Thema eines jeden Erstgesprächs – aber auch das Wichtigste. Wenn hier Missverständnisse entstehen, kann die eigentlich gute Zusammenarbeit sehr schnell den Bach runter gehen. 

Es gibt unterschiedliche Bepreisungsmodelle für VAs. Das offensichtlichste Modell ist die Bezahlung pro Stunde, die die VA für dich arbeitet; das macht vor allem in der Probezeit Sinn oder wenn sie nur wenig regelmäßige Aufgaben erledigt, die nicht in typische Zeitintervalle (Tag, Woche oder Monat) eingeteilt werden können. 

Wenn die Probezeit aber vorbei ist, du mit deiner VA gemeinsam ihre Aufgabenbereiche festgelegt habt, und die meisten der Tätigkeiten täglich, wöchentlich oder monatlich erledigt werden müssen, lohnt es sich über ein Retainermodell, also ein festes Auftragshonorar, nachzudenken. Das macht es vor allem dir leichter, die regelmäßige Auszahlung zu automatisieren und im Budget einzuplanen. Ganz wichtig ist es genau zu klären, welche Aufgaben unter diesen Retainer fallen. Zum einen, damit du weißt welche Tätigkeiten erledigt werden und zum anderen damit ihr gemeinsam den Auftragsumfang gegebenenfalls erweitern und das Honorar ohne große Streitigkeiten anpassen könnt. 

Manche Virtuelle Assistenten bieten auch Paketpreise für unterschiedliche Aufgabenbereiche an, vor allem wenn sie Nischentätigkeiten erledigen. Auch hier gilt gemeinsam zu klären, welche Aufgaben genau in einem Paket enthalten sind, damit keine Missverständnisse entstehen. 

Einarbeitung

Selbst die erfahrenste VA braucht ein paar Tipps, Hinweise und Anhaltspunkte, wie sie ihre Aufgaben zu erledigen hat. Du wirst dir in der ersten Zeit der Zusammenarbeit verstärkt Zeit nehmen müssen, um deine VA einzuarbeiten, ihr Prozesse oder genutzte Software zu zeigen, und Fragen zu klären. 

Sehr hilfreich sind hierbei so genannte Standardarbeitsanweisungen (“SOP” auf Basis des englischen “Standard Operating Procedure”). SOPs sind eine Reihe von Schritt-für-Schritt-Anleitungen als bebilderter Text oder Videos, die jemand bei der Durchführung komplexer Routinearbeiten helfen. SOPs zielen darauf ab, Effizienz, Qualitäts-Output und Leistungseinheitlichkeit zu erreichen und gleichzeitig Fehlkommunikation und die Nichteinhaltung von Branchenvorschriften zu reduzieren.

Am Einfachsten ist es für dich als Ersteller von SOPs, eine Videoaufnahme deines Bildschirms zu machen wenn du selbst die Aufgabe erledigst, die du zukünftig an eine VA übergeben willst. Du musst die Aufgabe ja sowieso erledigen, warum nicht einfach das Ganze kurz aufnehmen, dabei deine Schritte erklären und das Video deiner VA zugänglich machen. Die VA kann sich das Video so oft wie nötig anschauen, bis die Erledigung sitzt, ohne dass du den Prozess mehrmals mit ihr durchspielen musst. Natürlich können trotzdem noch ein paar Fragen aufkommen, aber die sind dann meist schnell geklärt. 

Es muss aber nicht unbedingt ein Video sein; Anleitungen als Textdatei helfen genauso, wobei die Erstellung für dich länger dauert.  

Sprecht außerdem ab, welche Systeme deine VA nutzen wird und stellt sicher, dass du ihr die notwendigen Zugangsdaten zur Verfügung stellst. Die meisten Programme erlauben dir, weitere Nutzer als Bearbeiter einzurichten. 

Kontaktdaten

Tauscht im Fall der Zusammenarbeit auf Probe auf jeden Fall alle relevanten Kontaktdaten miteinander aus. Da ihr euch bereits im Erstgespräch befindet, sind Email- oder Telefonnummern bereits bekannt. Oft ist es aber für beide Seiten sinnvoll, mehr als eine Kontaktmöglichkeit zur Verfügung zu haben:

  • Emailadresse
  • Telefon- / Whatsapp-Nummer
  • Skype Tag
  • Post- bzw. Rechnungsadresse

Erreichbare Zeiten

Legt auch gemeinsam fest, wer zu welcher Zeit erreichbar ist. Du solltest von deiner VA nicht erwarten, dass sie 24 Stunden am Tag zur Verfügung steht (außer das ist Teil der Vereinbarung). Ebenso willst du höchstwahrscheinlich nicht mitten in der Nacht behelligt werden um eine Frage zu beantworten, weil deine VA ihre Aufgaben Nachts abarbeitet. 

Bauchgefühl

Wenn die oben genannten Themen zur Zufriedenheit beider Parteien besprochen sind, solltest du einen Faktor noch in Betracht ziehen: Was sagt dein Bauchgefühl nach diesem Erstgespräch über eine Zusammenarbeit mit dieser Person? 

Die besprochenen Parameter können perfekt passen; trotzdem kann es sein, dass die Zusammenarbeit nicht gelingt. In vielen Fällen reicht das Erstgespräch aus, damit unser Instinkt uns in die richtige Richtung lenkt. Natürlich ist dieser erste Eindruck nicht immer zuverlässig; aber wenn dein Bauchgefühl dir sagt, dass es nicht der richtige Fit ist, solltest du dieses Gefühl zumindest versuchen zu hinterfragen. Warum bist du nicht 100 prozentig begeistert oder hast noch Bedenken? Oft sind es zunächst unbewusst wahrgenommene Kleinigkeiten, die dieses Zaudern hervorrufen, die sich aber zu großen Dealbreakern entwickeln können. Diesen “verschwendete” Aufwand kannst du dir möglicherweise sparen, wenn du von vornherein auf Ihr Bauchgefühl hörst. 


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